インバスケット演習で「自分は不在」の前提を、指示にどう書き込むか

多くのインバスケット演習では、あなたはこの後、出張などで職場を離れ、しばらく誰とも連絡が取れないという設定になっています。結論から言うと、この「不在の前提」は、指示の一通一通に「誰が・いつまでに・誰へ」の3点を書き込むことで、答案に反映できます。

結論から言うと

「本日中に報告してください」「早急に打ち合わせを」と書いただけでは、受け取った人は、不在のあなたに報告することも、打ち合わせをすることもできません。

アセッサー（評価者）は、答案を読みながら「このメールを受け取った部下は、迷わず動けるか」を見ています。管理職の仕事は、自分がいない場面でも、組織が止まらずに動くようにしておくことだからです。

どれほど的確な判断や対策を書いても、それを実行する人・期限・報告先が決まっていなければ、仕事は自分が戻るまで止まります。演習の指示書に「不在の間にすべきことがあれば、意図が正確に伝わるように指示する」と書かれているのは、まさにこの力を見るためです。

不在の前提を書き込めているかどうかは、計画を立てる力、仕事を任せて進み具合を確かめる力（コントロール）、そして状況を正しく読み取る力の、どれにも関わります。

オンライン診断で答案を拝見していると、判断や対策は的確なのに、不在の前提が抜けている答案が目立ちます。よくあるのは次の4つです。

次は説明のための架空の例です。あなたは営業課長で、10月5日から一週間、海外に出張します。10月12日の朝に出社するまで、職場とは連絡が取れません。部下の山田係長から、「取引先A社から見積もりの依頼が来ました。回答期限は10月8日です」というメールが届いています。

よくある書き方

山田係長
A社の件、承知しました。前回の条件を参考に見積もりを作成し、本日中に報告してください。よろしくお願いします。

何をするかは分かりますが、課長はもう出張です。「本日中に報告」されても受け取れず、山田係長は「誰の承認でA社に出してよいのか」で迷います。値引きを求められたときにどこまで応じてよいかも分かりません。

書き直した例

山田係長
A社の件、ご連絡ありがとうございます。私は10月5日から出張で、12日の朝まで連絡が取れません。そこで、次のとおりお願いします。

不在中にご負担をかけますが、よろしくお願いします。

書き直した例では、「不在であること」「誰が、いつまでに」「迷ったときの相談先」「戻ったときの報告」がそろっています。文面は長くなりますが、山田係長はこの一通だけで迷わず動けます。別の人（ここでは佐藤部長）を頼りにするときは、その人にも別のメールで一言お願いしておくのも忘れずに。

演習の本番では時間が限られています。一通ごとに、送る前に次の3つだけ確かめましょう。

あわせて、演習を読み始めた最初の時間で、案件に出てくる期日を書き出しておくと、どの案件が不在中に締め切りを迎えるかが一目で分かります。

不在の前提は、特別な技術ではなく、一通ごとに「誰が・いつまでに・誰へ」を書き足す習慣で身につきます。判断の中身が同じでも、この3点があるかどうかで、「現場で実際に動く指示」かどうかが分かれます。