インバスケット演習で、別々に見える案件の「つながり」に、どう気づくか

インバスケット演習では、たくさんの案件を限られた時間で処理します。時間に追われると、一つの案件を読んでは返事を書き、次の案件に移る、という進め方になりがちです。一つひとつの返事はていねいでも、それだけでは見えてこないものがあります。

この記事では、20年にわたり人材アセスメントに携わってきた立場から、別々に見える案件の「つながり」にどう気づき、それを仕事の進め方にどう生かすのかを解説します。

一つの案件だけを見ると、何が起きるのか

例えば、部下から「休暇の申請を断られた」という相談が届いたとします。この案件だけを見れば、「休暇を認めるか、認めないか」を決めて返事をすれば済むように見えます。

ところが、ほかの案件に目を移すと、同じ部署で長時間の残業が続いているという話や、同じ先輩社員の言動について別の部下から苦情が出ている、という話が見つかることがあります。そうなると、休暇の相談は単発の出来事ではなく、職場の働き方や指導のあり方にかかわる問題の、一つの表れかもしれません。

一つの案件だけを見て処理すると、起きたことへの対応で終わってしまいます。その場は収まっても、同じことがまた起きます。問題の本質に気づくには、演習全体を見渡す必要があります。

つながりに気づくための二つの考え方

案件のつながりに気づき、それを問題の解決に生かすには、二つの考え方を組み合わせます。

広く見渡す（水平思考）

周りで起きている出来事や全体の状況を、鳥が空から見下ろすように広く見渡し、どこに問題がありそうかを見極める考え方です。高い視点から全体を見渡し、あちこちに散らばっている情報を結びつけます。

深く掘り下げる（垂直思考）

結びつけた情報をもとに、「なぜそうなっているのか」を何度も問い、原因と結果のつながりや、問題の本質を探る考え方です。表に出ている出来事の奥に踏み込んで考えます。

広く見渡すだけでは、問題の数を数えるだけで終わります。深く掘り下げるだけでは、一つの案件の中で考えが閉じてしまいます。二つを組み合わせて、はじめて「どこに、どのような問題があり、なぜ起きているのか」が見えてきます。

つながりの手がかりになるもの

案件どうしのつながりは、たいてい、どこかに手がかりがあります。次のようなものに目を配ると、気づきやすくなります。

• 同じ人の名前：同じ人が、別の案件にも差出人や話題の人物として登場していないか。
• 同じ部署・同じ取引先：特定の部署やお客様にかかわる案件が、いくつも重なっていないか。
• 同じ言葉・同じ不満：「忙しい」「人が足りない」「売上第一」など、似た言葉や不満が別々の人から出ていないか。
• 予定や数字：予定表の行事、業績の推移、人の出入りなど、一見目立たない情報が、ほかの案件の背景を説明していないか。
• 人物の紹介：部下や関係者の人柄や仕事ぶりについての情報が、案件で起きていることの理由を示していないか。

手がかりに気づくには、最初に案件の全体に目を通しておくことが欠かせません。全体に目を通すときに何を見るのかは、次の記事で解説しています。
→ 関連記事：インバスケット演習で、案件の全体に目を通すとは何を見ることか

架空の例：三つの用件の奥にあるもの

あなたは、ある会社の物流センターの課長に着任したばかりです。机には、次の三つの用件が届いています。

一つずつ処理した場合：苦情には「担当者に注意し、出荷を急がせます」と返事をします。退職の申し出には「残念ですが、承知しました。後任を探します」と返事をします。出荷量を増やす依頼には「承知しました。夜間の班で対応します」と返事をします。一つひとつの返事は、それなりに筋が通っています。

つながりに気づいた場合：三つの用件には、どれも「夜間の班」がかかわっています。そのうえで「なぜ」を掘り下げると、次のような見立てが立ちます。夜間の班に仕事が集まり、残業が増え、人が辞めていく。人が減るので、残った人にさらに負担がかかり、出荷が遅れる。この見立てが正しければ、ここで出荷量をさらに増やすことは、問題を大きくすることになりかねません。

そこで、例えば次のように手を打つことが考えられます。

• 苦情には、営業課と連携してＤ社へのお詫びと、当面の出荷の見通しを伝える（目の前の手当て）。
• 退職を申し出たパート社員には、辞める理由に働き方の負担が含まれていないかを、係長を通じて確かめる。
• 出荷量を増やす依頼には、すぐに引き受けず、夜間の班の人員と残業の状況を営業課長に伝え、昼間の班への振り分けや開始時期について相談する。
• 係長に、班ごとの仕事量と残業時間の資料をそろえるよう指示し、着任後に仕事の配分を見直す（根本からの手当て）。

どちらの進め方でも、三つの用件に返事をしていることに変わりはありません。違うのは、目の前の用件に応えるだけで終わるか、その奥にある問題に手を打とうとしているか、という点です。

目の前の手当てと、根本からの手当て

つながりに気づいたあとに大切なのは、二つの手当てを分けて考えることです。

• 目の前の手当て：起きている問題が広がらないよう、いま打つべき手です。お客様へのお詫び、期限のある用件への返事、悪い影響を食い止めるための指示などです。
• 根本からの手当て：同じ問題を繰り返さないための手です。原因や背景を確かめ、仕事の進め方や仕組み、職場の考え方を見直します。

管理職には、起きた問題に対応するだけでなく、まだ表に出ていない問題を探し出し、手を打つことが期待されます。案件のつながりに気づくことは、その入り口です。根本からの手当てをその場で全部決められなくても、「何を確かめ、いつ見直すのか」を書き残しておくことで、問題を放置しない姿勢が伝わります。

よくあるつまずき

• 案件を番号順に一つずつ処理する
  読んだ順に返事を書いていくと、あとの案件で大事な手がかりに出会っても、前の返事に生かせません。最初に全体に目を通し、関係のありそうな案件をまとめてから処理を始めることが大切です。
• つながりに気づいても、処理に生かさない
  「この二つは関係がありそうだ」と気づいていても、返事の中でそれに触れなければ、気づいていないのと同じに見えます。関係する案件を一緒に処理したり、返事の中で関連に触れたりして、気づきを行動につなげます。
• 見立てを決めつけてしまう
  手がかりから立てた見立ては、あくまで仮のものです。関係者に事実を確かめる、資料をそろえさせるなど、見立てを確かめる手も一緒に打ちます。
• 部下の言い分を、そのまま受け取る
  部署どうしの言い分が食い違うとき、一方の話だけで判断すると、問題の本質を見誤ることがあります。それぞれの言い分の背景にある考え方や事情も、ほかの案件の情報と照らし合わせて考えます。

職場でできる練習

• 一日の終わりに、その日に受けた相談や報告を書き出し、同じ人・同じ部署・同じ言葉が繰り返し出ていないかを見てみる。
• 気になる出来事があったら、「なぜ」を三回問い、自分なりの見立てを一文で書いてみる。
• 一つの問題に手を打つとき、「目の前の手当て」と「根本からの手当て」を分けて書き出してみる。

まとめ

• 別々に見える案件が、一つの問題の表れであることがある。一つの案件だけで処理すると、起きたことへの対応で終わってしまう。
• 広く見渡して手がかりを結びつけ（水平思考）、「なぜ」を掘り下げて本質を探る（垂直思考）。
• 同じ人・同じ部署・同じ言葉、予定や数字、人物の紹介が、つながりの手がかりになる。
• つながりに気づいたら、目の前の手当てと根本からの手当ての両方を考え、処理に生かす。

何を重視して手を打つのかを決める「方針」については、次の記事で解説しています。
→ 関連記事：インバスケット演習で、なぜ方針がないと優先順位が決まらないのか

案件のつながりから問題の本質を探る考え方については、次の解説動画でもお話ししています。

よくある質問

関係のありそうな案件は、まとめて処理したほうがよいのですか。

関係のある案件は、一緒に考えたほうが、判断にぶれがなく、手の打ち方も無駄がなくなります。返事は案件ごとに出してかまいませんが、ほかの案件で得た情報を踏まえていることが伝わるように書くことが大切です。

つながりを探していると、時間が足りなくなりませんか。

最初に全体に目を通す時間を計画に組み込み、そこで関係のありそうな案件に印をつけておけば、処理の途中で何度も読み返す手間が減ります。日頃の仕事でも全体を見渡してから手をつける習慣を重ねていくと、短い時間で手がかりに気づけるようになります。

インバスケット演習の対策として、関連づけのコツはありますか。

演習のためだけの近道はありません。日頃の仕事で、部下の相談やお客様の声、数字の変化を一つずつ片づけるのではなく、「ほかの出来事とつながっていないか」「なぜ起きているのか」と考える習慣を持つことが、そのまま演習での気づきにつながります。

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